Письмо как форма общения

Авторы: Боб Нельсон, Питер Экономи

Письменное общение — это также важный навык, который обязательно необходимо развивать, так как очень большая доля общения происходит в письменной форме. Достаточно вспомнить служебные записки, электронные сообщения, отчеты и т.п. Всякому служащему, который в свое время ненамеренно оскорбил чувства коллеги своим электронным сообщением, написанным на скорую руку, хорошо известно, что письменное общение — это важное умение.

Как можно усовершенствовать навыки письма? Мы, писатели, взяли на себя смелость предложить следующие рекомендации.

Собраться. Перед тем как вы начнете что-то писать, следует собраться с мыслями. Это можно сделать с помощью множества различных методов. Некоторые люди считают, что схематичный набросок документа способен улучшить конечный продукт, а другим достаточно отчетливо представить, что окажется у них в руках после всех мук творчества. Каким бы ни был ваш подход, чем более организованным вы садитесь писать будущий документ, тем лучшим он окажется в конечном счете.

Реальный мир

Сегодня мы часто испытываем избыток информации, но недостаток общения. Более того, чем ближе мы становимся друг к другу с помощью электронных средств коммуникации (мобильных телефонов, пейджеров, карманных компьютеров, голосовой и электронной почты), тем меньше связи с другими людьми мы ощущаем. Иногда на фоне широкого информационного потока, который обрушивается на нас, самое лучше общение достигается при 100%-ном внимании к нужному человеку или вопросу. Как сказал однажды Рой Муди из компании Roy Moody Associates, "Самое сильное мотивационное средство — внимательно слушать другого человека". Внимательное слушание (это значит, что вы слышите все, что говорит собеседник, а не обдумываете свой ответ) — этот тот навык, над развитием которого мы должны работать ежедневно. Если вы испытываете недостаток общения в организации, имеет смысл уделить некоторое время "общению об общении" — т.е. обсудить, как можно повысить эффективность коммуникационных процессов.

Писать так, как вы говорите. Откажитесь от официального, напыщенного стиля. Пусть ваше письменное общение будет неофициальным и как можно более доступным. Несмотря на то, что прежде в бизнесе соблюдению установленных норм и правил общения придавалась большая важность, это уже не так. Вместо того чтобы тратить долгие часы на составление идеальной с точки зрения грамматики, но старомодной и скучной служебной записки, сегодняшние бизнесмены напишут короткое электронное сообщение и распоряжаются сэкономленным временем со значительно большей пользой.
Краткость — сестра таланта. Быстро переходите к сути вопроса и четко выражайте свои мысли! Если документ, над которым вы в данный момент работаете, не является техническим отчетом, нет нужды на нескольких страницах излагать свои идеи, если вы вполне можете обойтись двумя-тремя абзацами. Сложные и длинные письменные сообщения люди часто откладывают в сторону, даже не читая. Но простота подразумевает не глупость, а лаконичное и понятное изложение сути вопроса. Помните: в подавляющем большинстве случаев проще — значит, лучше в том случае, когда речь идет о письменном общении.
Отточить свое сообщение. Один из секретов мастерства писателя заключается в способности редактировать и оттачивать свое сообщение, доводя его до совершенства. Как гласит правило, не пишите 10 слов там, где достаточно одного. Хорошим писателям известны возможности хорошего редактирования и переписывания. Несмотря на то, что первые наброски могут быть довольно хорошими, если документ хорошо переписать, то он в конечном итоге станет потрясающим произведением. Хотя занятые бизнесмены не станут долго засиживаться над различными бумагами, им все же следует потратить некоторое время на подробный пересмотр, редактирование и переписывание своих черновиков.
Акцентируйте позитивные моменты. Несмотря на то, что иногда вам приходится сообщать плохие новости сотрудникам вашей организации, не следует забывать, что большинству людей приятнее читать позитивные, а не негативные сообщения. Это означает, что хорошие новости находят отклик в их сердце, а плохие — нет. Мы прекрасно отдаем себе отчет в том, что вы иногда должны сообщать о чем-то плохом, но, делая это, всегда предоставляйте собеседникам возможность исправить ситуацию.

Технологические достижения

За последнее десятилетие коммуникационные технологии коренным образом изменились. В то время как раньше общение внутри и между организациями ограничивалось телефонными звонками, обычными письмами и редкими телеграммами или каблограммами, сегодня возможности коммуникации значительно расширились. Новые и относительно недорогие коммуникационные технологии включают факсы, автоответчики, электронную почту, мобильные телефоны, пейджеры и т.п.

Правильные коммуникационные технологии могут в значительной мере обусловить успех организации — особенно это касается предприятий малого бизнеса. Почему? Потому что малые предприятия, как правило, способны быстрее, чем крупные компании, взять на вооружение и использовать новые коммуникационные технологии. Прежде чем согласиться на какое-то крупное преобразование, которое обойдется им в тысячи или даже миллионы долларов, большие корпорации по вполне понятным причинам хотят удостовериться в целесообразности этого Этапа. Такое положение дел дает малым предприятиям фору, которой они всегда рады воспользоваться.

Но в то же время пример того, как малые предприятия способны извлекать выгоду из новых коммуникационных технологий, преподносит уроки, которыми может воспользоваться любая организация.

Быстро и эффективно внедрять новые технологии.
Создавать электронные связи с другими предприятиями.
Использовать электронные доски объявлений и online-услуги по обработке данных для получения доступа к большим объемам информации относительно состояния рынка и возможностей в бизнесе, чтобы первыми использовать открывающиеся возможности.
Использовать информационные связи для совместного создания "виртуальных корпораций" с другими компаниями, чтобы обеспечить большее присутствие на рынке и позволить организации сосредоточиться на том, что она способна делать лучше всего.
Использовать мобильные компьютерные системы, чтобы конкурировать на мировом уровне, не открывая дорогостоящие представительства.

Вы должны внимательно следить за стремительно развивающимися коммуникационными технологиями. Несмотря на то, что не каждый товар, который попадает на магазинные полки, обязательно станет хитом сезона, коммуникационные технологии, которые были правильно и в нужном месте применены на практике, сделают вашу организацию более гибкой, а лично вас — более эффективным менеджером. Помните: чем быстрее распространяется и используется информация внутри вашей организации, тем более конкурентоспособным и успешным будет ваш бизнес.

http://psi-na.ru/load/amerikanskij_staffordshirskij_terer/10