Создание архива организации своими руками

Порядок в документах гарантирует то, что у компании не будет никаких проблем с законом и государством, а это – залог долговременного и успешного бизнеса, разумеется, при наличии клиентов, которые заинтересованы в вашем продукте.

Но как сделать так, чтобы бумаги были в порядке, как обеспечить качественное архивное хранение конфиденциальных документов?

Прежде всего, необходимо узнать, какие документы нужно хранить, а какие нет. Если вы начнете складывать в папки и шкафы все подряд, то очень скоро вам потребуется пересмотр ваших папок и уничтожение архива документов, не подлежащих хранению. Кроме того, очень важно понимать, сколько времени необходимо хранить те или иные бумаги. Большинство бухгалтерских документов необходимо беречь в течение 3-4 лет, но некоторые открывающие документы должны «жить» даже несколько десятилетий. Для этого вам необходимо ознакомиться с соответствующими законами и разобраться. Иными словами, перед началом создания корпоративного архива вам важно понимать, что документы делятся по двум признакам – по типу и по сроку хранения.

Кроме того, важно понимать, что в определенный момент деятельности вашей компании (чаще всего, после ликвидации) вам может потребоваться сдача документов в архив на государственное хранение.

Если вы уже ведете деятельность, то нужно провести ревизию всех имеющихся документов по тому же принципу, а также составить список того, что было утрачено и нужно восстановить.

После этого необходимо приступить к самому созданию архива – как физического, так и электронного, а точнее, каталога. Делать это лучше всего параллельно, так как может возникнуть проблема и путаница, если вы начнете делать это после.

Важно разложить бумаги в тематическом и хронологическом порядке в плотные папки-скоросшиватели, а затем поместить папки в специальные шкафы, в идеале – несгораемые. Хорошо, если для архива будет выделено отдельное помещение в вашем офисе.

Каталог важно иметь не только в электронном, но и в распечатанном виде.

Если все вышеперечисленные работы кажутся вам слишком сложными (а они, действительно, не так просты, как кажется на первый взгляд), то вы можете обратиться за помощью к профессионалам. Сегодня существуют компании, которые быстро, четко, надежно и в полном соответствии с законом организуют ваш архив и – при необходимости – даже предоставят место для его хранения.