Организация деловых встречь

Совещание - это деловое общение группы людей с целью обменом информацией, обсуждение и принятия совместного решения по освещаемым проблемным вопросам. На деловых встречах решаются такие задачи, как развитие организации, обсуждение реализации проектов, руководитель получает информацию для осуществления управленческой деятельности, озвучивает задачи для конкретных исполнителей. Совещание помогает руководителю дополнительно оценивать своих работников в трудовой деятельности, это инициативность, способность решения сложных вопросов, умение отстоять свое собственное мнение, предоставление интересных идей, проектов.

Этап реализации и подготовки делового собрания очень важен, ведь от того как будет проведена организация совещания, зависит продолжительность и полезность встречи, информативность и ценность принятых решений. Если данное мероприятие не планируется за ранее, то оно, как правило, становится пустой тратой времени для сотрудников, не несущей ни какой полезности для компании в целом.

Для того что бы совещание прошло эффективно, необходимо спланировать и выполнить следующие действия:

определить цель и тематику;
выбор места для проведение данного мероприятия;
определение и оповещение участников мероприятия;
составление списков в первую очередь постоянных участников и затем определяется количество приглашаемых в зависимости от темы собрания;
освещение повестки дня и протокол совещания;
определение продолжительности и контроль за соблюдением регламента;
выбор дня и времени.

Не стоит забывать и про ошибки - наиболее частые:

размытость и не четкость главной темы;
участники предварительно не информируются о теме собрания;
отступление от темы, что значительно увеличивает время проведения совещания;
отсутствие контроля за выступающими;
отсутствие перерывов;
не правильно выбранное место, не оборудованное для проведения встречи.

Проведение и организация совещания на высшем уровне отнимает очень много времени и сил, хорошо если в компании есть человек который занимается данными организационными вопросами, а если нет кому можно поручить достаточно важную задачу. В таком случаи необходимо привлечь наемных специалистов, профессионалов своего дела, по организации совещания, деловых встреч, тренингов, а так же организация семинаров за рубежом. Это значительно экономит время руководителя, ему нет необходимости отрываться от работы и решать различные организационные трудности. В проведение крупных или международных деловых встреч такие специалисты просто необходимы.