Секреты деловой корреспонденции
Умение эффективно общаться способно благоприятно отразиться на ваших личных и деловых отношениях. Тоже же самое можно сказать и про письменное общение, особенно если речь идет о деловой корреспонденции. Более того, владение приемами делового общения просто необходимо в современной бизнес среде. Вот самые основные из них.
В первую очередь не изобретайте велосипед. Письменное общение практически ничем не отличается от устного. Старайтесь писать деловые материалы так, как будто вы общаетесь с адресатом вживую. Это позволит получателю сразу и без затруднений понять содержание вашего письма.
Ваше письмо должно быть позитивным. Письма, несущие в себе негативный контекст, могут оттолкнуть потенциального партнера. Опять же, смысл таких писем труднее разобрать, а значит вероятность отклика снижается. Помимо этого, получив такое сообщение, человек может прийти в недоумение и, возможно, останется недовольным после его прочтения. А потому возьмите себе за правило – никогда не используйте негатив в деловых сообщениях.
Пишите на простом языке. Помните, что получатель может иметь другую, далекую от вашей, степень осведомленности и знания темы письма. Используйте простые, общеупотребительные слова, не растекайтесь мыслью по дереву, иначе вы легко можете сбить читателя с толку.
Все мы слышали, что краткость – сестра таланта. Действительно, если можно расписать суть сообщения пятью предложениями, зачем использовать двадцать пять? Большой объем сообщения, забитого лишенными смысла словами, вряд ли сыграет в вашу пользу. Наоборот, длинный текст может скрыть от получателя основной посыл письма. Пишите ровно столько, сколько нужно для раскрытия вашей темы. Если ваши письма пока далеки от совершенства, запишитесь на специализированые курсы делового общения или посетите семинары и профессиональные тренинги ораторского искусства. Вне всякого сомнения, это пойдет вам только на пользу.
Предварительно обдумайте какие вопросы могут возникнуть у получателя после прочтения письма. Включите эту информацию в текст. Тем самым вы сможете увеличить количество ответов по вашей рассылке и в то же время сберечь время при последующей переписки с партнером.
Еще один совет – не используйте жаргон. С одной стороны, использование жаргонных слов допустимо, если вы пишите человеку, занятому в той же сфере или нише. Но если вы пишите людям, имеющим поверхностное представление о вашей теме, вычеркните все жаргонные слова из вашего сообщения.
