Как провести презентацию
Авторы: Боб Нельсон, Питер Экономи
Вам наверняка доводилось восхищаться талантливыми ораторами, которые умеют взять в плен свою аудиторию и убедить ее в своей точке зрения. Несмотря на складывающееся впечатление, будто талантливому оратору ничего не стоит провести сногсшибательную презентацию, каждый хороший оратор знает, что секрет его успеха — безукоризненная подготовка, начатая задолго до самой презентации. Ниже мы приводим несколько советов относительно того, как подготовить эффективную презентацию.
- Определите, чего вы хотите добиться. С какой целью вы собираетесь провести презентацию? Чего вы надеетесь достичь? Кто и зачем придет на вашу презентацию? Что, по вашему мнению, должны предпринять слушатели после окончания презентации? Определите, какие цели вы преследуете своей презентацией и какая информация понадобится вашим слушателям, чтобы вы достигли поставленных целей.
- Разработайте план. Если вы хотите знать, куда направляетесь, лучше всего посмотреть на карту. План — это и есть карта, которая будет вести вас в ходе вашей презентации и удостоверять тот факт, что вы достигли поставленных целей, т.е. донесли до слушателей нужную информацию. Неплохо также было бы расписать каждую цель по подпунктам, чтобы уточнить, что именно вы хотите донести до аудитории. Не следует — повторяем, не следует — полностью писать свою речь. Если вы станете читать по написанному, то покажетесь своим слушателям сухим и напыщенным, а после ваших слов им захочется лишь одного — спать. План же предоставляет опоры, от которых вы будете отталкиваться во время презентации. Заполнять пространство между опорами вы будете сами, и это сделает вашу презентацию намного более интересной.
- Напишите введение и заключение. У каждой презентации должно быть начало (введение) и окончание (заключение). Ваше введение должно преследовать три цели: объяснять аудитории, что она сможет вынести из вашей презентации; объяснить слушателям, почему ваша презентация важна для них; привлечь внимание аудитории. Заключение также должно преследовать три цели: резюмировать основные положения вашего выступления; ненадолго вернуть слушателей к началу презентации; вдохновить слушателей на дальнейшие действия. В следующий раз, когда вам доведется побывать на яркой презентации, обратите внимание, какая роль в выступлении оратора отведена введению и заключению.
- Продумайте плавные переходы. Напишите фразы для переходов от одного положения вашего выступления к другому и убедитесь, что ваша речь понятна слушателям и связна. Если оратор не будет делать плавных переходов, он заставит слушателей недоумевать, почему он внезапно сменил тему.
- Практикуйтесь, практикуйтесь и еще раз практикуйтесь. Старая поговорка гласит: навык мастера ставит. И это действительно так. Если вы проводите неофициальную презентацию перед своей рабочей группой, тогда особо практиковаться не имеет смысла. Если же вы готовите выступление перед советом директоров или целевой аудиторией в составе 2500 человек, подготовка к презентации воздастся сторицей. Чтобы получить немедленную обратную связь, выступите перед своими коллегами, которым вы доверяете, или запишите свою презентацию на видео, а затем просмотрите ее, чтобы внести некоторые коррективы.
Вопрос. Я работаю в одном немецком банке, и у меня в подчинении находятся 24 сотрудника. Двое аналитиков — латиноамериканцы — сидят рядом друг с другом и часто переговариваются и шутят между собой на испанском. Это ставит остальных сотрудников в неудобное положение, так как они не понимают языка и считают такое поведение оскорбительным для себя. Я сам пуэрториканец, поэтому мне несложно поговорить с ними об этом, но хотел бы услышать ваш совет, как лучше всего решить эту проблему. В особенности, принимая во внимание тот факт, что два других аналитика — немцы, и они все время говорят между собой на немецком. Как мне остаться справедливым в этой ситуации, если двум говорящим на немецком аналитикам можно говорить на родном языке? Я считаю это допустимым, так как немецкий — их родной язык, они говорят на немецком с сотрудниками в моем филиале Frankfurt Branch, и банк называется German Bank. Буду очень признателен вам за совет.
Ответ. Исходя из той информации, которую вы нам предоставили, в вашей организации не существует особого правила относительно того, что сотрудники на работе должны говорить исключительно на английском. И вы действительно правы: запретить двум латиноамериканским аналитикам говорить на их родном языке, но в то же время разрешить сотрудникам-немцам говорить на немецком будет несправедливо — и это не зависит оттого, какой национальности владельцы вашего банка. Прежде всего, вы должны установить: не сказываются ли разговоры латиноамериканцев на их работе и не мешает ли испанская речь работать другим сотрудникам. Мы подозреваем, что в первом случае влияние позитивное, а во втором — негативное, но незначительное. Независимо от того, на каком языке говорят ваши подчиненные, если их поведение неприятно и мешает другим людям (громкие разговоры и постоянные шутки), тогда вам следует попросить их быть потише. Мы не советовали бы открыто запрещать говорить на испанском языке в рабочее время. Это не только отрицательно скажется на моральном состоянии этих испаноговорящих сотрудников, но вы рискуете подвергнуться обвинениям в дискриминации, если при этом не запретите также немецкий или любой другой язык, кроме английского.
Естественно, вся эта подготовка имеет свою причину: наилучшим образом донести свои мысли до слушателей. Итак, после того как вы подготовились, самое время выступить с презентацией. Ниже описаны пять этапов по подготовке и проведению презентации, которые не только помогут вам достичь поставленных целей, но и произнести благоприятное впечатление на слушателей.
- Этап 1. Расслабьтесь! Легко сказать, что вам не стоит нервничать, что вы хорошо подготовились к этой презентации, а слушатели с нетерпением ждут вашего выступления, но реальность такова, что публичные выступления вызывают страх у большинства людей. Но есть и хорошая новость: легкая нервозность сделает вас еще более эффективным оратором, придаст вашей презентации больше яркости, чего никогда не произошло бы, если бы ваше сердце так не билось, а колени не дрожали. Сделайте несколько глубоких вдохов и представьте, как вы проводите сногсшибательную презентацию. Повторите про себя какую-то фразу, например: "Я рад, что я здесь, я рад, что вы здесь, я знаю, что я знаю, и для меня это важно".
- Этап 2. Поприветствуйте аудиторию. Один из лучших способов расслабиться во время презентации (в особенности, если речь идет о выступлении перед большой аудиторией) заключается в том, чтобы приехать пораньше и пообщаться со слушателями, пока они будут занимать свои места в зале. Побеседуйте с ними в неформальной обстановке, спросите, как их зовут, и чего они ждут от вашей презентации. Вместо целого зала незнакомых вам людей, у вас внезапно появятся несколько друзей, которые помогут вам расслабиться и чувствовать себя непринужденно.
- Этап 3. Прислушайтесь к тому, как вас представляют. Если вы проводите официальную презентацию перед группой людей, которым вас должен кто-то представить (коротко рассказать о вашей биографии и пояснить, почему вы здесь оказались), тогда внимательно выслушайте то, что о вас будут говорить. Возможно, вам удастся оттолкнуться от каких-то слов или начать свое выступление какой-то смешной историей или со случая, имеющего непосредственное отношение к теме встречи.
- Этап 4. Привлеките внимание аудитории. Прежде чем начать презентацию, убедитесь, что аудитория готова вас слушать. Если кто-то вас представляет, это автоматически переключает внимание слушателей на вашу персону. Но если вы начинаете свое выступление бел представления, вам необходимо придумать способ, как заставить большое количество людей, разговаривающих в это время друг с другом (возможно, как раз о том, что происходит у них перед глазами), замолчать и сосредоточить все свое внимание на вас. Один способ сводится к следующему: вы подходите к тому месту в передней части зала, с которого собираетесь выступать, и просто стоите там некоторое время. Пока ничего не говорите. Люди быстро перестанут разговаривать и обратят на вас свое внимание. Начинайте свое выступление только после того, как в зале воцарится тишина.
- Этап 5. Проведите презентацию. Теперь у вас есть шанс воплотить в жизнь все, на что вы способны и к чему так усиленно готовились. Помните: люди хотят услышать то, что вы собираетесь рассказать, и хотят, чтобы вам это удалось (по крайней мере, большинство из них). Просто следуйте своему плану, и все будет замечательно.
