Инструменты мониторинга мирового класса
Авторы: Боб Нельсон, Питер Экономи
Ваш выбор оценочной системы зависит от того, насколько проста или сложна эффективность, которую необходимо измерить. Например, если цель заключается в том, чтобы увеличить количество позитивных отзывов на предоставленной вашей компанией обслуживание с 500 до 600 в месяц, простой подсчет покажет вам, достигли ли подчиненные этой цели. Если же цель предполагает разработку и изготовление электрического транспортного средства в течение полугода, вы должны создать более сложную систему оценивания.
Графические инструменты — диаграмма Ганга, метод ПЕРТ3 и т.п. — визуально показывают различные цели, вехи, действия и графики, связанные с определенными проектом, и делают эти данные более понятными, чем когда они представлены в обычном текстовом формате. В этом разделе мы рассмотрим некоторые самые популярные и удобные инструменты.
Гистограммы
Гистограммы, также известные как диаграммы Ганга, показывают менеджерам, на каком этапе находится реализация проекта в любой момент времени, а также позволяют сравнить достигнутые результаты с запланированными.
Гистограммы содержат три ключевых элемента:
- Временные рамки. Временные рамки — это шкала, на основе которой вы оцениваете прогресс. Вы можете представить временные рамки в любых единицах: днях, неделях, месяцах. В большинстве гистограмм время показывается на оси абсцисс (оси х).
- Действия. Это индивидуальные действия, которые необходимо выполнить, чтобы перейти от одной вехи к другой. В гистограмме действия перечисляются (как правило, в хронологическом порядке) вертикально с левой стороны — на оси ординат (оси у).
- Планки. Планки показывают предполагаемый срок выполнения того или иного действия. Низкие планки предполагают короткий промежуток времени, а высокие — более долгий. Планки наглядно показывают, какие задачи уже были выполнены, а какие — еще нет.
Преимуществами гистограммы служит ее простота, легкость при составлении и использовании, а также низкие затраты. Для сложных и продолжительных проектов она используется редко, а вот в случае простого проекта она окажется очень полезным и эффективным инструментом.
Блок-схемы
Как мы уже говорили, гистограммы подходят для простого проекта, но не для сложного, поскольку они не отображают последовательный поток действий в ходе реализации данного проекта. Здесь нам на помощь приходят блок-схемы. Как и гистограммы, они имеют три ключевых элемента
- Действия. Действия обозначаются в виде стрелок, которые ведут от одного события к другому вплоть до завершения проекта. Основная цель стрелок на блок-схеме заключается в том, чтобы показать взаимосвязь между действиями, но их длина не обязательно отражает период времени, который проходит между двумя действиями.
- События. События, представленные на блок-схеме в виде пронумерованных кругом, отображают завершение определенного действия.
- Время. Предполагаемые сроки расставлены вдоль каждой стрелки на блок-схеме. Если вы просуммируете единицы времени на каком-то направлении, то сможете определить общее время, которое потребуется для выполнения данного действия.
Блок-схема в точности демонстрирует, как одни действия связаны с другими. Выбирая самый длинный по времени путь на блок-схеме, вы можете установить критический путь проекта. Этот вид анализа носит название метод критического пути и предполагает, что время, необходимое для совершения отдельных действий, можно определить с большой долей вероятности.
Метод ПЕРТ (метод оценки и пересмотра программы) — это разновидность метода критического пути, которая применяется, когда срок выполнения того или иного действия нельзя предвидеть с достаточной долей вероятности.
Практическое применение числовых данных
Когда вы поставили перед собой цели, определили критерии оценки эффективности и взяли на вооружение различные инструменты, вы должны использовать все это, чтобы оказать позитивное влияние на эффективность ваших подчиненных. Для этого вы должны.
- Сравнить результаты с ожиданиями. Предположим, цель сотрудника заключается в том, чтобы предоставить отчет к 1 ноября. Первый Вопрос, был ли предоставлен отчет в срок? Оказывается, что он был предоставлен 15 октября — на две недели раньше срока. Данная цель была достигнута со значительным запасом времени.
- Фиксируйте результаты. Записывайте достигнутые результаты, может, даже вкладывайте их в личное дело соответствующего сотрудника или распространяйте их в распечатанном виде среди подчиненных.
- Хвалите, тренируйте или консультируйте подчиненных.Вознаградите сотрудника за прекрасно проделанную работу как правило, устной или письменной благодарности будет достаточно. Если же цель не была достигнута, найдите этому причину и проследите, чтобы это не повторилось в следующий раз.
Источник: GrandEngineer.