8 секретов эффективного собрания
Авторы: Боб Нельсон, Питер Экономи
Несмотря на то, что многие собрания являются пустой тратой времени, так быть не должно. Ниже приведены некоторые рекомендации
относительно того, как провести эффективное собрание.
- Составьте повестку дня. Повестка дня это ваш путеводитель на собрании, который покажет вам и другим участникам, что вы должны обсудить. Наличие повестки дня значительно повышает эффективность собрания, потому что другие участники могут заранее подготовиться к нему.
- Начинайте вовремя и завершайте вовремя (или даже раньше). Уважайте участников собрания, начинайте и завершайте его вовремя. Исключение составляют случаи, когда все участники собрания настаивают на том, чтобы продлить его.
- Проводите менее частые, но более эффективные собрания. Проводите собрание лишь тогда, когда это действительно необходимо. Избегайте "неизменных" собраний, наподобие: "Мы будем собираться каждый вторник в два часа дня". Эти собрания ради собраний не будут иметь четко определенной цели. Но когда вы все же организовываете собрание, заранее подготовьте повестку дня и разошлите ее предполагаемым участникам. Если же все вопросы были решены до собрания, отмените его. Поверьте, вам будут благодарны за это!
- Думайте, кого включить, а не кого исключить. Приглашайте на собрание не всех сотрудников, а только тех, кто действительно имеет отношение к рассматриваемому вопросу. После этого убедитесь, что всем приглашенным известно, почему им следует прийти и чего от них ждут на собрании. Это поможет им подготовиться соответствующим образом и собрать необходимую информацию.
- Не отвлекайтесь. Не позволяйте участникам собрания отходить от заданной темы, даже если они предлагают обсудить действительно интересные вопросы. Также придерживайтесь тех временных рамок, которые вы определили для каждого пункта повестки дня. Отходите от намеченного плана только с разрешения и согласия всей группы.
- Отмечайте, что нужно сделать. По ходу собрания определяйте, что нужно делать, и сразу же договаривайтесь, кто этим займется. Кроме того, через некоторое время вам нужно будет убедиться, что эта работа действительно выполняется.
- Получите обратную связь. Обратная связь — это завтрак чемпиона. Она говорит вам не только о том, что вы сделали правильно, но и о том, что вы сделали неправильно, и как можно сделать последующие собрания более эффективными. Попросите участников собрания предоставить вам откровенную ооратную связь — в устной или письменной форме, а затем проанализируйте ее и извлеките для себя уроки на будущее.
